食品院档案管理制度

为贯彻《中华人民共和国档案法》和山西省档案局关于档案工作的相关规定，为做好我单位的档案管理工作，特制定此制度。具体如下：

一、档案员或档案兼职管理人员岗位责任

 1、学习贯彻实施档案局关于档案工作的各项规定，不断提高专业技能和管理水平。

2、熟悉本单位档案业务工作，认真履行各项档案管理规章制度。

3、了解本单位各类档案资料的形成过程。掌握分类方法、归档范围和保管期限。

 4、及时对本所形成的文书档案、实物档案、音响、照片等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档；按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

 5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料，收集本所重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片。

 6、负责管理本单位各种门类和载体的档案，定期做好检查工作。

 7、负责咨询和档案查询利用服务工作，严格执行保密制度，做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

 8、积极开发档案信息资源，利用一些有价值的室藏档案资料，以满足各项业务工作的需要。

  二、档案室安全管理

1、室内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室管理人员陪同；离开时要关闭门窗，锁好室门，切断电源。

2、搞好室内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作；必须定期查电路，并认真做好记载。

3、妥善保管室内钥匙，不准随身携带，确保档案室内安全。

4、档案柜具要编制顺序号，排列整齐。室内内要经常打扫，柜具要定期擦试，定期检查防虫、防鼠药品，保持室内清洁卫生，整齐美观，

5、未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。

  6、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

7、遇有特殊情况，及时向分管领导和职能部门报告，保护现场不受破坏。

8、对计算机内的档案信息要做到定期检查、清理信息，以防信息的丢失与损坏。

三、归档管理

1、归档范围

   凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业内容、各种载体（纸质、磁带）、各种形式（如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等）各类档案材料及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

2、归档时间

（1）文书档案，应于档案形成年度的次年6月末前归档完毕。

（2）会计档案，应于形成年度为单位，于决算批准后，继续在财会部门保存一年期满时，由会计部门负责人，于次年6月末前归档完毕。

（3）科技档案，应在结题验收后一个月内及时归档。

（4）重点建设项目和重点工程，在完成后所形成的资料在第一时间移交给档案室。

（5）其他各种专业档案，均必须按其形成规律，遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

 3、归档要求

（1）归档工作，必须保证归档文件材料的内容齐全完整。

（2）凡归档的文件材料，须在“保持文件之间的历史关联”的同时按文件的保存时间（即永久、长期、短期）组成保管单位（案卷、件）编目归档。

（3）归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。归档的文件材料一般一式一份。

（4）卷内文件排列有序。一般按责任者——问题——时间排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的历次稿件依次排在定稿之后；结论、决定性的文件材料在前依据材料在后。

（5）卷内文件，应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即：装订的卷，在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的顺序页号；不装订的卷，应在每份文件首页右上角加盖档号章，在章内填上顺序件号。图表和声像材料，应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份（或职务）及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

（6）凡归档案卷,不论永久、长期和短期，均须按规定格式逐卷填写内文件目录。

（7）凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。

（8）归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等，必须符合档案部门规定的标准和规范，并按规定格式和要求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术保护要求。

（9）撰写归档文字材料，必须用碳素墨水和黑墨水书写，禁止圆珠笔、复写纸书写。

（10）归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。

4、归档手续

 移交档案时要认真履行交接手续，填写档案移交登记表，一式两份，经清点无误，双方签字后，各自保管一份，以备查找、负责。

四、档案复制管理

1、要遵循保密原则，未开放或涉及保密的档案不得复制。

2、复制档案中的内容，须经领导同意，履行手续后由档案管理人员进行复制。

3、破损的档案，档案员要及时修改和复制。

4、对利用较多的档案，可复制数份，以利用使用，并保护原档案，减少档案的磨损。

五、档案查借阅管理

1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

2、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。

3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。

4、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

5、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续。如发现有撕毁、遗失、涂改和损坏现象，要给予行政处分或罚款。情节特别严重者，按照《档案法》有关规定严肃处理。

6、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

六、档案移交管理

1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。

2.档案工作人员调离、退休工作时，必须办完移交手续后，方可办理手续。

3、移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，要做到帐物相符、账表相符。

七、会计档案管理

1、每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料，均应由财务人员按归档要求，负责整理立卷，装订成册。在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交到综合档案室由财务负责人保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需要拆装、整理的，档案负责人会同财务科经办人共同拆封整理，以分清职责。

3、严格执行安全保管制度，谨防损毁，不得失密和泄密。

4、调阅会计档案，须由分管财务的领导批准和财务主管陪同借阅。

八、声像档案管理

1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理使用。

2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

4、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。

5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

6、严格做好声像档案的保密工作。

九、实物档案管理

1、实物档案要及时移交档案室归档，实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全，以备开发和利用。

2、实物档案范围包括：锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

3、实物档案的归档，要求保证实物的完整、整洁、干净，注意防火、防潮、防尘。

4、实物档案的借出，必须经领导批准，按规定办理借出手续，如果展出，要对展出实物档案定期进行检查。

5、实物档案如有破损，必须进行认真修复和技术加工，以延长实物档案寿命。

6、建立实物档案登记和统计制度，每年检查一次，发现问题，及时解决。

十、档案保密管理

1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全完整。

2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。

3、不该说的秘密不说，不该知道的秘密不问，不该看的秘密不看，不该记录的秘密不记录。

4、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

5、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

6、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

7、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

8、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。

9、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

十一、档案鉴定销毁管理

1、成立档案鉴定小组，鉴定小组由分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。

2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。

3、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造出清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

4、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

5、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关科室或责任人负责修改、补充。

6、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

7、销毁档案时，必须注意保密，监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

十二、档案统计管理

1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改；各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

4、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

5、档案室要定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究。

山西农业大学食品科学与工程学院

2022年3月18日