食品院档案工作突发事件应急处置预案

为有效预防及处置突发性危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，保证档案工作的顺利进行。根据《中华人民共和国档案法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》等规定特制定本预案。本预案适用本院危及档案安全突发事件和应对处置工作。

一、组织机构建立健全。

在学校档案工作组的领导下，组建食品院档案工作突发事件应急处置专班。

组  长：张立新

副组长：张晓宇、王愈、冯翠萍、贾文龙

成  员：（太谷校区）郝称莉、王亚琍、白锦霞、齐亮、石飞、张玉蕾

成  员：（龙城校区）陈会燕、秦一帆、石磊、田倩、邵平、焦旋、施俊凤、李超、胡莹、靳拴奎、王茹

可根据实际情况增减人员。

专班下设办公室，办公场所设在太谷校区崇实楼612和龙城校区408，办公室主任张晓宇，常务副主任石磊。

二、食品院档案工作突发事件应急处置专班主要职责

（一）负责组织和指挥档案安全突发事件应急处置工作，决定启动和终止本预案；

（二）负责做出决策，布置处置措施，派员现场指导，协调相关部门分工和合作；

（三）负责做好突发事件的善后处置等工作。

三、办公室主要职责

（一）监督检查相关部门的日常检查维护；

（二）负责制定和完善档案工作应急处置工作方案；

（三）监督检查应急预案的执行情况；

（四）负责在突发事件时，第一时间向领导小组汇报，维持现场秩序；

（五）负责在专业救灾队伍到达前组织人员进行撤离，在可能情况下采取自救；

（六）负责组织力量对事故造成的受损档案进行抢救，并做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。

（七）承办食品院档案工作突发事件应急处置专班交办的其他事项。

四、应急准备、预防、预警措施

组建应急志愿队，强化档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，防患于未然。

（一）应急处置与预防工作相结合。把确保人员和档案安全工作作为应急处置工作的出发点和落脚点，做好预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案等工作，提高突发事件的应对处置能力。

（二）档案管理人员要定期对处置区域进行安全检查，重点处置区域每周进行检查，确保档案室防火、防盗等设备设施完好；监督相关部门对气体灭火系统进行维护，使其保持良好状态。

（三）对检查中发现的问题及安全隐患应立即向办公室主任报告。

（四）办公室主任接到有关报告后，应及时确定应对方案并向领导小组汇报，按照应急处置预案，做好应急准备。

五、处置区域

处置区域即处置档案工作突发事件的办公区域。本单位处置档案工作突发应急事件的区域设在保鲜所办公楼四层405室、408室；档案室配备常用及备用钥匙，由档案管理人员及各部门负责人分别保管。

六、抢救档案的程序

在抢救档案时，档案管理人员应协助救援队伍并按下列顺序转移和安置档案：

1. 管理类档案（永久）；

2.会计档案；

3.实物档案（证照类）；

4.工程项目档案（永久、长期）；

5.音像档案；

6.重要的档案检索工具。

七、分级响应

根据突发事件的性质、严重程度和影响范围，将档案突发事件分为I级、II级两个响应等级。

I级（重大突发事件）

已经或可能导致档案或档案设施遭受损失的情况发生，包括地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害事件或已出现档案被盗、毁、泄密等事件。

II级（一般突发事件）

档案室出现焦糊异味，轻微进水、漏水、局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。

八、相应程序

如遇档案突发事件，应按相应程序启动应急相应预案，并按分工组织有关部门开展应急处置工作。

（一）启动I级响应等级时，由领导小组组长及工作小组组长牵头组织、指导应急处置工作。处理措施：

1.及时通知有关人员关闭档案室电源；

2.向领导小组报告，统一指挥、协调各有关部门；

3.及时疏散留置在处置区内的人员；

4.档案人员积极配合抢救工作，提供档案室分布、结构等信息，协助维护现场秩序，开展力所能及的自救和现场安全保卫工作，防止次生、衍生事件的发生。

5.在救援力量到达后，在专业人员指导下，档案人员要按照确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案。特别是受水淹档案，要及时采取有效办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化；

6.发生火灾时，本着小火自救的原则利用现有的灭火器进行自救，同时向工作小组相关人员汇报。如遇火势不可控制时，立即组织档案室内的所有人员撤离后关闭房门，以免造成人员伤害，向工作小组报告后派人做好消防人员到场的引导。

7.档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员进入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

（二）启动II级响应等级时，由综合办公室主任负责应急处置工作和调查工作。

1.档案人员立即进行安全检查，通知本单位安保部门协助排除险情；

2.根据事故原因通知本单位后勤人员对设备和线路进行检查、维修、排除事故隐患；

3.组织档案管理人员配合单位后勤人员进行善后处置工作。

九、事故报告

（一）事故报告程序

档案室突发事件发生时，事故现场档案管理人员应及时向所应急工作小组组长报告，视情况确定启动应急响应等级并报告领导小组负责人。

报告可采用电话等应急报告形式，但随后应形成书面事件报告，报上级档案主管部门。

（二）事件报告内容

1.事件发生或可能发生的时间、地点、灾害类别、现场情况、影响范围；

2.事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；

3.事件原因分析；

4.事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；

5.其他需要报告的有关事项等。

6.报告应如实反映事件的全过程，不得对突发事件进行隐瞒、缓报、谎报、漏报或授意他人隐瞒、缓报、谎报、漏报。

十一、奖励与责任追究

1.对在档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

2.档案工作突发事件应急处置工作实行责任追究制。对迟报、瞒报、缓报、漏报档案工作突发事件重要情况或因玩忽职守、渎职、违法违规等的，依法追究相关人员责任。

本预案由我院专班办公室负责解释，自印发之日起施行。

山西农业大学食品科学与工程学院

（山西省农业科学院农产品贮藏保鲜研究所）

2022年5月