（2014年2月28日学院党政联席会议通过）
为了加强对公章的管理，规范用印行为，提高服务质量和办事效率，根据学校印章管理规定，结合我院实际，特制定本规定。
第一条 学院公章是代表学院用于公务使用的印章。
（一）学校批准刻制使用的公章：
1．“中国共产党山西农业大学食品科学与工程学院委员会”，一般简称“学院党委公章”。
2．“山西农业大学食品科学与工程学院”， 一般简称“学院行政公章”。
3．“中国共产主义青年团山西农业大学食品科学与工程学院分团委”。
4．“山西农业大学食品科学与工程学院就业指导中心”。
5．“山西农业大学食品科学与工程学院分工会”。
（二）学院党委书记、院长、分管教学的副院长用于公务的个人印章和签字章。
第二条 学院不具有法人资格，学院公章对外使用不具有法律效力，不准用于影响和损害学校利益的经济活动，更不准用于集资、贷款、抵押以及带有经营性质或风险的活动及文件。
第三条 学院公章仅限于以下使用范围。
（一）校内报送材料。
（二）反映学院和师生个人真实基本情况的证明（推荐）材料。
（三）按学校和上级部门有关工作规定要求，需要学院盖章报送的材料。
（四）校企合作办学、科研或教学实习基地建设、不损害学校（学院）利益的科技服务活动等协议材料。
第四条 公章的管理
（一）实行院领导公章管理责任制，各分管领导对批准使用公章的结果负责。
1．党委书记、副书记对学院党委公章批准使用管理负责；
2．院长、副院长对学院行政公章批准使用管理负责；
3．工会主席对工会公章批准使用管理负责；
4．团委书记对团委公章批准使用管理负责；
5．党委副书记对就业指导中心公章批准使用管理负责；
6．院领导对各自用于公务的个人印章（签字章）批准使用管理负责。
（二）学院公章分别由学院党政确定的专人掌管；负管理责任的领导不能亲自执掌使用公章。
掌管党委公章者必须是中国共产党党员。
（三）公章掌管人的责任：
1．妥善保管公章，按规范程序要求使用公章。
2．要对用印材料、证件等进行审查，如发现不符合规定或手续不全的，即使分管领导已签字，也有权拒绝用印。
3．严禁使用空白介绍信和在空白表格、空白纸张上加盖公章。
4．财务报账审查以下程序内容：
（1）学院财务报账：
实物报销单：划去空白栏→标明用途及结算方式→经手人签字→验收人签字→系主任（办公室主任）签字→院长签字→复印报销单（包括票据）备查→盖章登记→盖章
旅差报销单：划去空白栏→报领人签字→院长签字→复印报销单（包括票据）备查→盖章登记→盖章
（2）教师科研报账：
实物报销单：划去空白栏→用途及结算方式标明“科研经费支出”→经手人、验收人由课题组成员或负责人签字→单位负责人由课题负责人签字→院长签字（在右上角）→盖章登记→盖章
旅差报销单：划去空白栏→课题组成员或课题负责人签报领人→课题负责人签负责人→院长签字（在右上角）→盖章登记→盖章
（3）院长旅差报账单由书记签字。
5．一般由公章掌管人亲自盖章；大批量的常规业务盖章，不能离开公章掌管人的监印视线范围。
（四）因公章管理不严、使用不当，给学校（学院）造成不良影响或损失的，按学校有关规定追究相关院领导和公章掌管人的责任。
第五条 公章使用程序
（一）各类印章使用须办理使用登记手续，注明用章原因、批准人，经办人要签名。
（二）简易程序：
1．教师晋升职称、评优、评奖的申报（登记表）材料，若无特别签字要求，以学院（院评委会）推荐确定（或公示）的人选及等次所准备的材料，无需再请示院领导，公章掌管人审查后，即可登记盖相应的学院公章。
2．教师常规的申报课题、课题结题、科研报奖、个人基本情况证明，若学校无特别审查和评比要求的，公章掌管人审查后，即可登记盖相应的学院公章。
3．学生奖（助）学金评定、评优、推优入党、科技创新项目（奖）的申报（登记表）材料，若无特别签字要求，以学院推荐确定（或公示）的人选及等次所准备的材料，无需再请示院领导，公章掌管人审查后，即可登记盖党委、团委公章。
4．学生（包括毕业生）成绩单、学籍证明由教学秘书审查签字后，无需请示院领导，即可登记盖学院公章。
5．毕业生登记表、学生（包括毕业生）在校表现、鉴定、就业协议书，由辅导员、党委副书记审定后，即可登记盖相应的学院公章。
（三）简易程序以外的公章使用，一律由分管院领导审批（签名）后，登记盖章。
第六条 掌管公章人员如有工作变动，要及时办理公章移交手续。
学院党委、行政公章掌管人变动，要及时报党委办公室和校长办公室备案。
第七条 任何人伪造、变造、盗用、故意毁坏公章，学校将视其情况给予党纪政纪处分，情节严重者，交公安机关处理。
第八条 学院党委书记对党委公章负总责，院长对学院行政公章负总责。
公章掌管人对使用公章的材料有疑虑，或属本规定以外不清楚用章情况，应及时向书记或院长请示处置意见。
